Gestire un gruppo di lavoro è arte complessa e delicata, per nulla banale. La gestione di un gruppo è propedeutico al completamento di un progetto con successo, con ampia soddisfazione di chi lo ha commissionato e di chi lo ha gestito. Spesso un progetto termina (in realtà, quasi sempre dovrebbe terminare) proprio con le operazioni di collaudo e relativa documentazione finale, buone per dare il via alle operazioni e "chiudere" la burocrazia contrattuale. Dimenticando così di organizzare una sessione di "lessons learned", ossia tutte le lezioni preziose che si sono esplicitamente e implicitamente apprese durante l'esecuzione del lavoro.

Nell'ambito del project management, le lessons learned rappresentano un momento di crescita fondamentale per tutto il gruppo di lavoro, non solo per il project manager che ha gestito il progetto.

Ma di cosa si tratta, nella pratica?

Documentare le lezioni apprese significa investire il tempo necessario durante o dopo la conclusione di un progetto per analizzare e documentare i successi e gli insuccessi di tutto il team di lavoro, in modo da fornire una modalità utile e conveniente per favorire l'avanzamento dei lavori o l'organizzazione dei prossimi lavori sempre più efficiente ed efficace, rispettando i tempi e il budget assegnato.

Cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato, praticamente.

Ma non solo. Si tratta di un'abitudine che spesso viene trascurata in favore dell'avanzare costante delle nuove commesse e dei giorni di lavoro operativi spesi sul progetto e non già sull'analisi della pianificazione e dell'avanzamento stessi, senza sfruttare tutti i benefici di queste sessioni.

Documentare e registrare in uno storico le lezioni apprese aiuta infatti il project manager e il gruppo di lavoro ad aumentare la capacità realizzativa futura ed evitare di ripetere errori che hanno avuto un impatto negativo emersi nei progetti precedenti.

L'organizzazione di una sessione di lesson learned è piuttosto semplice. Occorre un facilitatore che, di norma, è lo stesso project manager che ha gestito il lavoro e il gruppo di persone coinvolte e che coinvolge il team in una riunione libera e informale alla ricerca delle risposte seguenti:

  • quali difficoltà sono state incontrate nel progetto?
  • quali sono i principali motivi per cui si sono sperimentate tali difficoltà?
  • quali sono state le contromisure che sono state adottate?
  • qual è stato il livello di efficacia di tali contromisure?
  • quali sono le raccomandazioni utili per futuri progetti?

La redazione di un simile documento, dove è ovviamente fondamentale la partecipazione attiva e lucida di tutto il gruppo di lavoro, risulta uno storico prezioso per pianificare i prossimi progetti. Una sorta di database da ripescare all'occorrenza contenente un dizionario delle difficoltà e delle possibili soluzioni da attuare. Sempre più spesso, in organizzazione numerose e dove i gruppi di lavoro vedono il cambio in corsa degli attori in gioco, lo storico delle lessons learned aiuta anche a scegliere le giuste persone in base alle difficoltà analizzate nel progetto, mettendo il team nella condizione di esprimersi in modo efficace, riducendo al minimo errori già ripetuti in passato, da persone presenti in team e risolte da persone che precedentemente avevano dimostrato una più efficace reazione.